Buchhaltung selbst machen oder auslagern? Der ehrliche Vergleich

Irgendwann stellt sich in jedem wachsenden Unternehmen dieselbe Frage: Wer macht eigentlich die Buchhaltung – und wer sollte sie machen? Drei Wege stehen zur Wahl: selbst buchen, jemanden einstellen oder auslagern. Jeder hat seine Berechtigung. Hier ist der ehrliche Vergleich, inklusive der Punkte, die in Werbetexten gern weggelassen werden.

Weg 1: Selbst machen

In der Gründungsphase fast immer der richtige Start: Sie lernen Ihre Zahlen kennen, und bei 20 Belegen im Monat wäre alles andere überdimensioniert. Moderne Tools machen das Erfassen einfacher denn je.

Der Haken kommt mit dem Wachstum – und er ist selten die Software: Es ist Ihre Zeit. Die Geschäftsführung ist der teuerste Buchhalter im Unternehmen. Fünf Stunden Buchhaltung pro Woche sind fünf Stunden ohne Vertrieb, ohne Kundengespräche, ohne Führung. Dazu kommt das fachliche Risiko: Fehlerhafte Kontierung, vergessene Belege und GoBD-Verstöße fallen oft erst bei der Betriebsprüfung auf. Faustregel: Ab etwa 100 Belegen im Monat oder dem ersten Mitarbeiter wird Selbermachen unwirtschaftlich.

Weg 2: Mitarbeiter einstellen

Ab einer gewissen Größe die richtige Lösung – eine eigene Buchhaltung sitzt im Haus, kennt jeden Vorgang und ist sofort ansprechbar. Aber die Schwelle liegt höher, als viele denken:

• Vollkosten: Auch eine Teilzeitkraft kostet mit Lohnnebenkosten, Software, Arbeitsplatz und Fortbildung schnell 25.000 bis 40.000 Euro im Jahr.
• Auslastung: Viele KMU haben Arbeit für 10 bis 15 Wochenstunden Buchhaltung – zu viel zum Nebenherlaufen, zu wenig für eine Stelle. Die Lücke wird dann mit fachfremden Aufgaben gefüllt.
• Klumpenrisiko: Eine Person heißt: Urlaub, Krankheit und Kündigung treffen Sie voll. Der Arbeitsmarkt für Buchhaltungsfachkräfte ist gerade in ländlichen Regionen wie Oberschwaben leergefegt.

Sinnvoll wird die eigene Stelle meist erst, wenn dauerhaft 25 bis 30 Wochenstunden Arbeit anfallen.

Weg 3: Auslagern

Ein externes Buchhaltungsbüro übernimmt Kontieren und Buchen der laufenden Geschäftsvorfälle, Belegmanagement und auf Wunsch offene Posten – zu einer festen Monatspauschale, in Abstimmung mit Ihrer Steuerkanzlei. Die Stärken: planbare Kosten deutlich unter einer eigenen Stelle, keine Vertretungslücken, aktuelle Zahlen statt Jahresrückblick, und Ihr Team hat den Kopf frei.

Auch hier gehört Ehrlichkeit dazu: Auslagern verlangt Disziplin bei der Belegabgabe – wer Belege hortet, bekommt auch extern keine aktuellen Zahlen. Die Einrichtung des digitalen Belegflusses kostet anfangs ein paar Wochen Umgewöhnung. Und Sie geben ein Stück Nähe zum Detail ab; gute Dienstleister gleichen das mit kommentierten Auswertungen aus. Was das kostet, haben wir im Beitrag Was kostet es, die Buchhaltung auszulagern? aufgeschlüsselt.

Entscheidungshilfe in vier Fragen

1. Wie viele Belege fallen monatlich an? Unter ~50: selbst machen ist vertretbar. 50 bis einige Hundert: auslagern rechnet sich fast immer. Dauerhaft hohes Volumen mit Sonderprozessen: eigene Stelle prüfen.
2. Wie aktuell sind Ihre Zahlen heute? Wenn Sie im Mai zum ersten Mal das Januar-Ergebnis sehen, verlieren Sie Steuerungsfähigkeit – egal, wer bucht.
3. Was kostet Ihre Stunde? Multiplizieren Sie Ihre Buchhaltungsstunden mit Ihrem realistischen Stundenwert – das ist der wahre Preis des Selbermachens.
4. Gibt es eine Vertretung? Wenn die Buchhaltung an genau einer Person hängt, haben Sie ein Risiko, keine Lösung.

Für die meisten Unternehmen zwischen Gründung und eigener Finanzabteilung ist die Kombination aus ausgelagerter Buchhaltung und Steuerkanzlei der wirtschaftlichste Weg – und wer mehr Steuerung will, ergänzt sie um Reporting und Controlling, ohne eine Vollzeitstelle zu schaffen.