BWA verstehen: Die wichtigsten Kennzahlen für Geschäftsführer

Jeden Monat kommt sie von der Steuerkanzlei: die betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA). Und in vielen Unternehmen wandert sie ungelesen in den Ordner – nicht aus Desinteresse, sondern weil niemand erklärt hat, was die Zahlen bedeuten. Dabei ist die BWA das wichtigste monatliche Steuerungsinstrument, das Sie ohne Zusatzkosten bereits besitzen. Dieser Beitrag erklärt die Standard-BWA (DATEV-Form 01) so, dass Sie sie ab nächstem Monat aktiv nutzen können.

Was die BWA ist – und was nicht

Die BWA verdichtet Ihre laufende Buchhaltung zu einer monatlichen Erfolgsrechnung: Erlöse, Kosten und ein vorläufiges Ergebnis. Sie ist kein Jahresabschluss – Abschreibungen, Rückstellungen und Bestandsveränderungen sind oft nur pauschal oder gar nicht enthalten. Und sie ist keine Liquiditätsrechnung: Ein positives BWA-Ergebnis schützt nicht vor einem leeren Konto, wenn Kunden nicht zahlen. Wer das weiß, liest die BWA richtig: als Trendinstrument, nicht als exakte Wahrheit.

Die Positionen, auf die es ankommt

Gesamtleistung

Ihre Umsatzerlöse plus aktivierte Eigenleistungen und Bestandsveränderungen. Interessant ist weniger die absolute Zahl als der Vergleich: Wie steht der Monat gegen den Vormonat, gegen den gleichen Monat des Vorjahres, gegen den Plan?

Rohertrag

Gesamtleistung minus Material- und Wareneinsatz. Die Rohertragsquote (Rohertrag geteilt durch Gesamtleistung) ist eine der aussagekräftigsten Kennzahlen überhaupt: Sinkt sie schleichend, fressen Einkaufspreise oder Rabatte Ihre Marge – lange bevor es das Jahresergebnis zeigt.

Personalkosten

Meist der größte Kostenblock. Die Personalkostenquote (Personalkosten geteilt durch Gesamtleistung) macht Monate vergleichbar und zeigt, ob Wachstum wirklich produktiv ist oder nur mehr Leute beschäftigt.

Vorläufiges Ergebnis

Die letzte Zeile – und die am häufigsten missverstandene. „Vorläufig" heißt: ohne vollständige Abschreibungen, ohne Rückstellungen, oft ohne korrekte Abgrenzungen. Ein Monat mit +15.000 Euro kann nach Abschlussbuchungen deutlich schlechter aussehen. Entscheidend ist der Trend über mehrere Monate, nicht der einzelne Wert.

Fünf Fragen, die Sie Ihrer BWA jeden Monat stellen sollten

1. Liegt die Gesamtleistung im Rahmen von Plan und Vorjahr – und wenn nicht, weiß ich warum?
2. Ist meine Rohertragsquote stabil, oder rutscht sie seit Monaten leise ab?
3. Wachsen die Personalkosten schneller als die Leistung?
4. Gibt es Kostenpositionen, die ohne erkennbaren Grund springen (Fremdleistungen, Kfz, Werbung)?
5. Passt das vorläufige Ergebnis zur Entwicklung auf dem Bankkonto – und falls nein, wo hängt Geld fest?

Wer diese fünf Fragen 15 Minuten im Monat durchgeht, führt sein Unternehmen bereits besser als der Durchschnitt – ganz ohne Controlling-Abteilung.

Wo die BWA an ihre Grenzen kommt

Die BWA blickt zurück und kennt weder Zukunft noch Zahlungsströme. Für Investitionsentscheidungen, Bankgespräche oder Wachstumsphasen braucht es darauf aufbauende Werkzeuge: Soll-Ist-Vergleich gegen ein echtes Budget, rollierender Forecast und eine Liquiditätsplanung. Genau dort setzt Controlling und Finanzführung von Kontado an – die BWA ist die Basis, die Steuerung entsteht darüber. Und wenn schon die Basis wackelt, weil Belege liegen bleiben: Auch die laufende Buchhaltung lässt sich zuverlässig auslagern.